"Erforderliche Unterlagen fuer Erasmus: die vollstaendige Bewerbungs- und Zulassungs-Checkliste"
Ein praktischer Leitfaden, der die am haeufigsten angeforderten Dokumente von der Erasmus-Bewerbung bis zur Zulassung in einer Liste zusammenfasst.
Die größte Verzögerungsquelle bei Erasmus ist nicht die Motivation, sondern fehlende Unterlagen. Die verlangten Dokumente unterscheiden sich je Fachbereich, der Kern ist aber weitgehend gleich — und das eigentliche Problem ist nicht, welches Dokument nötig ist, sondern welches welches blockiert.
Dieser Beitrag ordnet sie nach dieser Abhängigkeit.
Phase 1: Bewerbung
In dieser Phase gehen die Unterlagen an Ihre Heimathochschule.
- Aktuelles Transcript. Der Notendurchschnitt ist der gewichtete Teil der Bewerbungspunkte.
- Sprachnachweis. Welche Prüfung anerkannt wird und wie lange sie gilt, unterscheidet sich je Hochschule — achten Sie darauf, dass Ihr Prüfungstermin vor der Bewerbungsfrist liegt.
- Bewerbungsformular. Meist über ein Onlinesystem.
- Ausweis-/Passangaben.
Die eine kritische Aufgabe dieser Phase: die Passgültigkeit prüfen. Ist eine Erneuerung nötig, beginnen Sie jetzt; sie steht vor allen späteren Schritten.
Phase 2: Akademische Unterlagen nach der Zulassung
- Zulassungsschreiben (Letter of Acceptance). Die offizielle, unterschriebene Fassung der Gasthochschule. Entwürfe oder E-Mail-Verläufe werden nirgends akzeptiert.
- Learning Agreement — Before the Mobility. Von drei Seiten unterschrieben: Ihnen, der entsendenden und der aufnehmenden Hochschule. Die Anerkennung am Ende richtet sich danach. Siehe den Learning-Agreement-Ratgeber.
- Stipendienvereinbarung. Sie enthält Ratenaufteilung und Auflagen; lesen Sie sie vor der Unterschrift.
Phase 3: Die Visumakte
Hier ist die Reihenfolge entscheidend, weil die Unterlagen aufeinander warten:
- Gültiger Pass — mindestens drei Monate über das Rückreisedatum hinaus
- Zulassungsschreiben
- Finanzierungsnachweis — in Deutschland die Sperrkontobestätigung (11.904 €), sonst Kontoauszüge oder das Stipendienschreiben
- Krankenversicherungspolice — schengengültig, meist mindestens 30.000 €, Ende nach dem Rückreisedatum
- Unterkunftsnachweis — Wohnheimbestätigung, Mietvertrag oder Einladungsschreiben
- Biometrische Fotos
- Visumantrag und Gebührenbeleg
Buchen Sie den Termin erst, wenn 1–5 vorliegen. Eine unvollständige Akte wird abgewiesen, der nächste Termin liegt Wochen später. Den vollständigen Ablauf finden Sie im Visum- und Aufenthaltsratgeber.
Phase 4: Was Sie bei der Ankunft dabeihaben sollten
Digitale Kopien genügen meist, Grenzkontrolle und Erstanmeldungen verlangen aber manchmal Ausdrucke:
- Pass und Visum
- Zulassungsschreiben
- Versicherungspolice
- Mietvertrag
- Learning Agreement (unterschrieben)
- Einige biometrische Fotos — bei lokalen Anmeldungen häufig verlangt
- Notfallkontaktliste
Phase 5: Rückkehrunterlagen
Die am häufigsten übersprungene Phase — und die, die Ihr Geld am direktesten betrifft.
- Aufenthaltsbestätigung (Confirmation of Stay). Von der Gasthochschule unterschrieben, mit Ihren tatsächlichen Daten. Lassen Sie sie vor der Abreise persönlich unterschreiben — Unterschriften nachträglich einzuholen dauert Wochen, und das Stipendium wird anhand dieser Daten neu berechnet.
- Transcript. Von der Gasthochschule; Grundlage der Anerkennung.
- Learning Agreement — After the Mobility.
- Sprachtest und Teilnehmerbericht. Ohne beides wird die zweite Stipendienrate nicht abgeschlossen — Einzelheiten im Beitrag zur Auszahlung.
Ein praktischer Umgang mit den Unterlagen
- Legen Sie einen Ordner an, unterteilt nach Phasen.
- Halten Sie von jedem Dokument eine Cloud- und eine Gerätekopie bereit; am Flughafen gibt es womöglich kein Netz.
- Schreiben Sie Datum und Version in den Dateinamen — welche Fassung des Learning Agreements gilt, ist ein häufiger Streitpunkt.
- Setzen Sie Kalendererinnerungen auf die Ablaufdaten von Pass, Visum und Versicherung.
Häufige Fehler
- Das Ablaufdatum des Passes zu spät bemerken — es verschiebt den gesamten Kalender.
- Nicht prüfen, ob die Versicherung die Heimreise abdeckt.
- Die Aufenthaltsbestätigung erst nach der Ausreise einholen wollen.
- Eine Änderung im Learning Agreement ohne Unterschrift lassen.
- Dokumente nur als E-Mail-Anhang aufbewahren; ohne Kontozugriff ist alles weg.
Den gesamten Ablauf vor der Abreise beschreibt der Beitrag zu den ersten 30 Tagen. Verbindlich ist die Liste Ihrer Hochschule; Erfahrungen zur selben Gasthochschule finden Sie in den Räumen.